Jak przygotować sklep PrestaShop na kontrolę UODO?

Autor: Adrian Szewalski – ekspert z ponad 15-letnim doświadczeniem w tworzeniu i zarządzaniu stronami internetowymi, w tym sklepami e-commerce opartymi na WordPress, PrestaShop oraz WooCommerce.

Dlaczego warto przygotować sklep PrestaShop na kontrolę UODO?

Sklepy internetowe, jako administratorzy danych osobowych, są zobowiązane do przestrzegania przepisów RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) oraz krajowych przepisów wdrażających. PrestaShop, jako system e-commerce, oferuje dużą elastyczność, ale nie chroni automatycznie przed niezgodnością z RODO. Każdy administrator sklepu, niezależnie od wielkości działalności, powinien być gotowy na ewentualną kontrolę ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Kontrola taka może się odbyć wskutek skargi klienta, wycieku danych bądź rutynowych działań urzędu. Zaniedbania w zakresie przetwarzania danych osobowych mogą skutkować wysokimi karami finansowymi, których uniknięcie wymaga odpowiedniego przygotowania, zarówno technicznego, jak i organizacyjnego.

1. Audyt danych osobowych w sklepie PrestaShop

Pierwszym krokiem do zapewnienia zgodności sklepu PrestaShop z RODO jest stworzenie listy wszystkich procesów, w których gromadzisz i przetwarzasz dane osobowe. Należy wziąć pod uwagę różne etapy zakupowe, takie jak zakładanie konta, formularz zamówienia, zapisy na newsletter, a także dane zbierane przez wtyczki osób trzecich.

Rzetelny audyt danych osobowych powinien obejmować:

• zakres gromadzonych danych (np. imię, nazwisko, adres e-mail, IP, dane płatnicze);
• cel przetwarzania (np. realizacja zamówienia, marketing);
• czas przechowywania danych;
• dostęp osób trzecich (np. firmy kurierskie, operatorzy płatności);
• sposób zabezpieczenia danych (szyfrowanie, kopie zapasowe, dostęp administracyjny).

Ten punkt jest często pomijany przez właścicieli sklepów, ale to właśnie on buduje podstawę każdego działania zgodnego z RODO. Dlatego też ważne jest regularne przeprowadzanie takiego audytu, minimum raz na 12 miesięcy.

2. Polityka prywatności i zgody użytkowników

Każdy e-sklep działający na PrestaShop musi posiadać czytelną, aktualną i zgodną z RODO politykę prywatności. Dokument ten powinien być łatwy do odnalezienia, zrozumiały dla przeciętnego użytkownika i zawierać m.in. informacje o:

• administratorze danych,
• celach i podstawach prawnych przetwarzania danych,
• odbiorcach danych,
• prawach użytkownika (prawo do dostępu, usunięcia, sprostowania, wniesienia skargi do UODO),
• czasie przechowywania danych,
• mechanizmach zbierania zgód na przetwarzanie danych osobowych, w tym cookies.

Warto zatroszczyć się o moduł opt-in w sklepie PrestaShop, który umożliwia wyrażenie zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych. Należy używać opcji niewstępnie zaznaczonych zgód oraz zapewnić możliwość ich wycofania w każdej chwili.

3. Bezpieczeństwo techniczne sklepu

Zabezpieczenie danych osobowych w PrestaShop wymaga szeregu działań technicznych. UODO w przypadku kontroli zwróci szczególną uwagę na to, czy administrator stosuje odpowiednie środki ochrony danych i czy reaguje na zagrożenia. Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

• Status aktualizacji – sklep powinien działać na najnowszej wersji PrestaShop oraz modułów;
• Szyfrowanie danych – certyfikat SSL to absolutne minimum, szyfruje on dane przesyłane przez formularze;
• Regularne backupy – tworzenie automatycznych kopii zapasowych bazy danych i plików sklepu;
• Silne hasła i ograniczenie dostępu – wszyscy użytkownicy zaplecza sklepu powinni mieć unikalne dane dostępowe i przypisane indywidualne role;
• Zabezpieczenia typu firewall, CAPTCHA, blokada brute force – warto skorzystać z renomowanych modułów zabezpieczających typu Security Pro, Shield, czy Admin Tools;
• Monitorowanie incydentów – skonfigurowanie systemu logów, by móc zidentyfikować kto i kiedy miał dostęp do danych osobowych w systemie.

Techniczne zabezpieczenia są jednym z pierwszych punktów kontrolnych badanych przez UODO. Ich brak odpowiednio udokumentowany może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

4. Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

Każdy administrator danych ma obowiązek prowadzić Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych (RCP) zgodnie z art. 30 RODO. Dotyczy to również małych e-sklepów działających na PrestaShop. Taki rejestr powinien zawierać przynajmniej:

• Nazwa procesu przetwarzania (np. obsługa zamówień, newsletter);
• Kategorie przetwarzanych danych i osób, które są ich właścicielem;
• Cel i podstawa prawna przetwarzania;
• Informacje o odbiorcach danych lub ich przekazywaniu poza UE;
• Opis stosowanych środków zabezpieczających dane;
• Czas przechowywania danych.

RCP nie musi być tworzony w systemie PrestaShop. Wystarczy prosty plik Excela lub dedykowane oprogramowanie klasy GDPR Manager. Ważne jest, by był aktualny i dostępny podczas kontroli.

5. Szkolenie personelu oraz procedura reagowania na incydenty

Personel sklepu, w tym osoby obsługujące klientów lub przetwarzające dane, powinien przejść odpowiednie szkolenie z przepisów RODO. Często to właśnie ludzkie zaniedbania prowadzą do naruszeń ochrony danych.

Warto również stworzyć procedurę reagowania na incydenty – czyli plan działania na wypadek wycieku danych, ataku hakerskiego bądź nieuprawnionego dostępu do danych osobowych. Taka procedura powinna zawierać:

• opis możliwych scenariuszy incydentów,
• osoby odpowiedzialne za reakcję,
• terminy zgłoszenia naruszenia do UODO (nie później niż 72 godziny!),
• procedurę powiadomienia osób, których dane są zagrożone.

Brak procedur to luka, którą UODO może uznać za poważne niedociągnięcie organizacyjne. Dobrze zaplanowane działania kryzysowe dają szansę na ograniczenie ryzyka utraty zaufania klientów oraz ewentualnych kar finansowych.

Podsumowanie: czy Twój sklep PrestaShop jest gotowy na kontrolę?

Przygotowanie sklepu PrestaShop na kontrolę UODO to złożony proces, który obejmuje zarówno aspekty techniczne, prawne, jak i organizacyjne. Każdy etap – od audytu danych, przez politykę prywatności, po dokumentację i szkolenia – ma kluczowe znaczenie w ocenie zgodności z przepisami RODO. Jako osoba, która od kilkunastu lat wdraża i zabezpiecza systemy e-commerce dla klientów z różnych branż, mogę z pełnym przekonaniem podkreślić, że przygotowanie się zawczasu to nie tylko zgodność z prawem, ale i budowanie zaufania klienta. Traktowanie prywatności użytkownika jako zasady biznesu, a nie obowiązku – to przyszłość nowoczesnego e-handlu.

Źródła:

• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.
• https://uodo.gov.pl – Oficjalna strona Urzędu Ochrony Danych Osobowych
• – Dokumentacja PrestaShop i modułów RODO
• Szkolenia certyfikowane IAPP (International Association of Privacy Professionals)